¿Cuál el es mejor software de restaurantes?

Siempre se ha dicho que la cocina es el corazón de un restaurante. Si la cocina funciona, el corazón late y el milagro cobra vida. Con buenos productos y mimo se crea una oferta gastronómica llena de sentimiento que engancha desde el primer bocado.

Ocurre que hay más restaurantes de los que pensamos que van por la vida como “pollos sin cabeza”, con un corazón que late a mil revoluciones pero sin un cerebro que dirija sus pasos y que ponga orden en lo que allí pasa.

Ese cerebro está en el tpv. Sí, sí, ese cacharrito que apenas se usa para nada más que para cobrar a los clientes y para hacer la caja cada noche. Ese cacharrito, si se sabe entender, tiene todas las claves de nuestro negocio.

¿Necesitamos más camareros en el desayuno? ¿En qué tramos horarios vendemos más?

¿Cuáles son los productos que más vendemos?

¿Qué rendimiento le estamos sacando a las copas o al vino?

¿Cerramos los domingos? ¿Abrimos en agosto?

¿Alguien está anulando artículos y dándole “bocados” a nuestra caja diaria? ¿Nos roban nuestros empleados?

La respuesta a todo eso está en el software de gestión del restaurante.

Entonces, ¿qué tiene que tener un software para hacernos ganar más dinero en nuestro restaurante?

– Tiene que ser un software que tenga front y back-office y, por supuesto, conectados entre sí. Es decir, que nos sirva tanto para sacar estadísticas de ventas como para introducir escandallos, recetas, albaranes… El cruce de estos conjuntos de datos nos marcará las desviaciones de nuestro restaurante. Es la radiografía de nuestro negocio.

– Debe ser un software basado en un “entorno windows”. Nuestros camareros van a trabajar continuamente con él y, dada la rotación que hay en nuestro sector, necesitamos que sea fácilmente entendible por parte de los empleados. Es necesario que sea un entorno familiar para ellos.

– Un software que pueda instalarse en tablets y smartphones. Se acabó el rollo de los orderman y de los comanderos anticuados. Tenemos que llegar a que nuestro software sea una aplicación que pueda instalarse cada camarero en su propio móvil y, con él, tomar la comanda. Por supuesto, para terrazas o rangos extensos, la tablet es la mejor opción.

– Muy importante que el servicio de atención al cliente del software esté compuesto por las mismas personas que lo instalaron en el restaurante. No hay nada peor que esos software en los que, cuando tienes un problema en medio de un servicio, te hacen llamar a una centralita y explicar tu problema a una persona que no ha pisado tu restaurante ni sabe cómo es.

– Una empresa de software que sea dinámica. Que escuche a sus clientes y que vaya incorporando actualizaciones al programa conforme los clientes le van proponiendo mejoras. Me parece muy mezquina la actitud de algunas empresas que no te actualizan el software o que tienen uno totalmente actualizado para sus buenos clientes y otra versión mucho más pobre para el resto.

– Un software que permita el dueño del restaurante saber en cada momento lo que pasa allí. Eso se consigue mediante una aplicación que el propietario se instala en su smartphone y que le va reportando los principales datos del día a día. Por ejemplo, la cifra de ventas, hora de cierre de caja, anulaciones, número de clientes, ocupación del restaurante…

– También muy importante que el software pueda ser fácilmente modificable desde el mismo restaurante por cualquier persona autorizada. Es básico poder cambiar un plato (por ejemplo, una sugerencia del chef) en el momento en el que haga falta hacerlo y en el mismo restaurante. Nada de entrar en otro programa o de tener que llamar al servicio de atención al cliente o de tener que tener un servidor externo que vuelque los datos cada determinado tiempo. Cosas así de raras he visto.

– No se puede trabajar la información del restaurante si no hay manera de sacarla del tpv. Por lo tanto, es esencial que se puedan exportar los datos a excel para poder trabajar con ellos. Parece una obviedad pero muchos programas exportan los datos en formato pdf o como bases de datos. Eso no sirve para nada.

– Y la última exigencia: que sea barato. Se acabaron los sablazos que te metían hasta hace poco por instalarte el software en el restaurante. Ahora tú puedes buscar el equipo por un lado y la empresa instalarte el software. Fiaros más de las empresas que cobren baratas las licencias porque las asocian a un servicio de mantenimiento. Esos van a estar a tu lado todo el tiempo del contrato porque en esa cuota de mantenimiento está realmente su negocio.

¿Qué es el food-cost?

En el post anterior sobre el umbral de rentabilidad, saqué a relucir un concepto muy básico en la gestión de restaurantes y que no hay que dar nunca por sabido. Así que vamos a pegarle un repaso al “food-cost”.

Cuando te estrenas en el mundo de la restauración, una de las cosas que más te choca en las reuniones de varios hosteleros veteranos (y preocupados en la gestión) es cuando se preguntan: “Y tú, ¿en cuánto estás?”

A partir de ahí, el novato escucha asombrado la sucesión de cifras que comentan unos y otros: “yo en un 25”, “nosotros en un 34”, “no me extraña que estés en un 18, ¡¡con lo que das de comer!!” (comentario simpático, claro), “yo llevo unos meses en el 37 y no sé cómo bajar”…

A lo que se refiere toda esta gente es al food-cost o, lo que es lo mismo, al coste de materia prima medido en tanto por ciento.

El food-cost es un ratio que relaciona el consumo de materia prima del restaurante con las ventas. Así quedaría:

consumo de materia prima / ventas

El consumo de materia prima se calcula así:

existencias iniciales + compras de ese periodo – existencias finales

 

¿Cuál es el food-cost ideal?

Es la pregunta del millón en la gestión económica de los restaurantes.

Pues lo peor es que no hay una respuesta única y universal aplicable a todos los restaurantes.

Hay restaurantes que con un 33% de food-cost están mal gestionados y restaurantes rentables y sanos que disfrutan plácidamente de un 40% de food-cost.

¿Por qué pasa esto?

Porque el food-cost es muy importante pero no lo es todo. Si tu estructura de costes es adecuada (por tener un coste de alquiler bajo o por tener la plantilla ajustada, por ejemplo) te puedes permitir bajar los precios y, por lo tanto, un mayor coste de materia prima.

El otro factor es el tipo de restaurante. Si tienes un italiano estándar y tu food-cost es del 38% te deberías de empezar a preocupar porque algo falla por algún sitio. Si tienes un formato informal de marisquería con precios ajustados, es perfectamente normal y sano que estés en un 38% de food-cost.

Suponiendo que sabemos nuestro food-cost, ¿cómo sabemos si estamos gestionando bien o mal nuestro restaurante? Porque puede ser que tengamos un food-cost alto pero que la gestión de nuestra cocina sea perfecta…o viceversa.

¿Quién nos puede decir eso? Esa respuesta la tiene la diferencia entre el food-cost real y el food-cost teórico.

El food-cost real lo acabamos de calcular. Sin embargo, el food-cost teórico exige que te remangues un poco más y le des un poco de caña a tu excel.

Si tenemos todos los platos escandallados, sólo tenemos que sacar un listado con los platos vendidos en nuestro restaurante y multiplicar ese número de unidades vendidas por el food-cost teórico de esos platos. Eso lo vamos haciendo de cada plato (bueno, lo hace excel a poco que copiemos la fórmula) y, al final, nos dará un coste de producto teórico que ha sido calculado teniendo en cuenta qué es lo que hemos vendido ese mes y lo ha relacionado con el coste, según escandallos, de esos productos.

Si esa resta entre food-cost teórico y food-cost real no es igual a cero es porque tu cocina no está cumpliendo con los escandallos teóricos de cada plato.

¡¡ERROR!! ¡¡PELIGRO!!

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Que no cunda el pánico!! Las causas más normales son:

– precios mal puestos

– error en el conteo o en la forma de hacer el inventario

– errores en el sistema informático a la hora de “ticar” las comandas y que nos da un ranking de ventas de platos erróneo

– no tener en cuenta en nuestra estructura de costes la comida del personal o el consumo interno

– no haber anotado las invitaciones en el sistema informático

– te roban (sí, a todos nos ha pasado alguna vez)

– escandallos desactualizados ¿Te has parado a mirar si los precios de los artículos que compras son los mismos que cuando hiciste los escandallos?

– no tuviste en cuenta las mermas de producción a la hora de hacer los escandallos

– estás poniendo más comida de la cuenta en tus platos

Lo más normal es que no sea solamente una causa sino un poco de cada una de ellas. Empieza a trabajar sobre estas causas y, en poco tiempo, notarás como mejora tu cuenta de resultados. ¡¡Ánimo!!